La gestion de son temps est un vaste et passionnant sujet. Dans n'importe quel métier, nous avons cette volonté et ce besoin de gérer notre temps de la manière la plus efficace possible, afin d'être performant.
En tant que Chefs de projet, nous retrouvons la même problématique, surtout que nous sommes amenés à gérer plusieurs projets qui sont eux-mêmes à des stades différents et ce sur une même journée. Alors, comment, chez Web^ID, nous parvenons à gérer efficacement notre temps ?
On vous propose quelques tips !
I. L'importance de la gestion du temps chez les Chefs de projet
En tant que Chef de projet, sur une même journée nous pouvons traiter différents sujets, sur divers projets avec plusieurs interlocuteurs. Il n'est alors pas toujours simple de rester focalisé sur sa tâche et nous pouvons parfois perdre le fil de notre travail.
Le Chef de projet, se doit d'être réactif auprès de ses équipes, afin de répondre à d'éventuelles problématiques permettant de faire avancer le projet, de tester des fonctionnalités pour faire les retours aux développeurs, d'avancer sur plusieurs tâches lors de la conception du projet etc., mais également auprès des clients.
Sur une journée, les sollicitations sont nombreuses et donc le nombre d'occasions d'être perturbé dans sa tâche est important.😬
Personnellement, j'ai souvent eu tendance à me dire que je devais être réactive sur tous les projets, pour que chacun puisse avancer rapidement et qu'il n'y ait pas de perte de temps trop conséquente. Or, à vouloir avancer sur tous les projets à la fois, on finit par ne pas être productif, peu concentré sur sa tache, donc peu efficace et on risque de faire des erreurs, de louper des informations. Il est alors nécessaire de se discipliner, et de s'organiser afin que son temps soit le mieux réparti.
II. Gérer son temps : une question de priorisation et d'organisation
II.1 S'organiser des plages horaires
A. Pour réaliser ses tâches
On a parfois tendance à se créer une to do list de l'ensemble des tâches à réaliser, ce qui permet de nous donner une vue d'ensemble sur l'étendue de notre travail. C'est une première étape efficace, mais on peut faire encore mieux !
Pour concrétiser cela et se forcer à se prévoir du temps, il peut être efficace de se planifier des plages horaires en fonction des projets ou plus précisément, des tâches à effectuer. Et quoi de mieux que d'ancrer cela dans son agenda (ça a peut être un effet "psychologique", mais cela permet d'inscrire plus concrètement la tâche à son planning et de s'y tenir). Cela vous permettra :
- de recevoir une notification quelques minutes avant pour vous rappeler de ne pas oublier cette tâche (pas mal quand on a tendance à s'éparpiller)
- d'indiquer indirectement à vos collègues que vous avez déjà prévu du temps pour réaliser cette tâche, et que par conséquent vous n'êtes pas disponible à ce moment-là (dans le cas où ils prennent la peine de consulter votre agenda 😌)
- de vous tenir à la réalisation de cette tâche : c'est noté dans votre agenda donc beaucoup plus concret !
B. Pour ses rendez-vous
Si vous voulez rester focus sur vos tâches, je vous conseille d'organiser en amont des moments uniquement pour les rendez-vous avec vos clients ou avec votre équipe technique. Cela vous permettra de ne pas être dérangé pendant la réalisation de votre travail.
On conseille généralement de prévoir ces rendez-vous en début (voir en fin) de demi-journée (en début de matinée/en début d'après-midi) afin de pouvoir ensuite vous concentrer sur vos propres missions. Évitez donc de prévoir des rendez-vous en plein milieu de matinée ou d'après-midi, qui risqueraient d'empiéter sur votre travail.
Vous pouvez également partir du principe que vous acceptez des rendez-vous seulement le matin, et ainsi, vous consacrez votre après-midi au traitement de vos tâches, sans interférence.
Bien sûr il faut rester souple et être capable d'adapter son planning si votre client ne peut vous proposer d'autres créneaux que ceux que vous avez l'habitude de réserver.
II.2 Prioriser
Surtout en période de rush, on a la sensation d'avoir une montagne de tâches à traiter et que chacune d'entre elles doit être réglée le plus rapidement possible pour ne pas perdre du temps dans l'avancée du projet. Mais si on regarde bien, nous pouvons facilement définir un ordre de priorité à ces différentes tâches. Cela vous demandera de prendre un peu de temps en début de journée, afin d'analyser l'ensemble de votre besogne, mais vous permettra d'en gagner à coup sûr !
Listez l'ensemble de vos tâches, puis classez-les par ordre de priorité (en fonction de l'urgence du projet, de l'équipe disponible, des deadlines sur lesquelles vous vous êtes engagées...). Parfois certaines tâches peuvent facilement attendre 1 jour ou 2 !
II.3 Couper les outils qui peuvent vous déconcentrer
Lorsque vous souhaitez rester focalisé sur vos missions, il est important d'éviter toute distraction extérieure. Coupez (ou simplement fermez l'onglet) de vos mails pour ne pas être tenté de les consulter. De même coupez vos outils de discussion, comme Slack par exemple (et évitez d'activer les notifications sur votre ordinateur). Vous serez ainsi moins forcé de consulter vos messages, qui sont une grande source de déconcentration (surtout quand vos collègues vous parlent juste pour vous envoyer des GIF 😉).
II.4 Se mettre en mode Gryzzly (Focus)
On vous en parlait dans cet article, chez Web^ID, on a défini un mode "Gryzzly" qui indique que l'on est concentré sur une tâche et qu'on ne souhaite pas être dérangé. Ce mode est matérialisé par un super emoji Gryzzly 🐻, que l'on peut utiliser sur Slack afin de prévenir nos collègues. Généralement, on envoie un message sur la conversation générale pour indiquer qu'on se met en mode Gryzzly et que part conséquent, nous répondrons aux éventuels messages que plus tard.
Ainsi, chaque membre de l'équipe est au courant et évite le plus possible de déranger le collaborateur qui souhaite rester concentré sur sa mission.
II.5 Se forcer à terminer sa tâche
Afin d'éviter de s'éparpiller entre les différents projets, il faut se forcer à respecter l'engagement que l'on prend lorsque l'on commence une tâche. Ainsi, tant que votre tâche n'est pas terminée, forcez-vous à ne pas consulter vos messages, à ne pas entamer une autre tâche, et restez focalisés sur votre mission première. Ce n'est qu'une fois votre tâche finalisée, que vous pouvez vous autoriser à consulter les autres tâches qui vous attendent. Pour résumer : prenez et traitez les choses une par une, vous serez plus efficace !
Conclusion
En théorie tout ça est bien beau et semble facilement applicable. On le sait, en pratique, c'est plus difficile, surtout quand nous avons des urgences sur des projets, des tâches que nous n'avions pas prévues et qui viennent se greffer dans le haut de la liste. Mais ces quelques tips vous permettront peut-être de mieux appréhender votre gestion du temps, d'améliorer votre organisation et de vous sentir plus serein face à vos projets.😉
